こんにちは。CanvasPlanningの村井です。
今回は「データ活用あるあるシリーズ 」第3回です。
「このExcelは〇〇さんしか分からないんです」
多くの現場で聞かれる言葉ですが、属人化の原因は個人のスキル差ではなく、「設計」にあります。
例えば、複雑な関数が多用されている、シート構成が直感的でない、入力ルールが曖昧、といった状態では、作成者以外が扱うことは難しくなります。その結果、特定の人に業務が依存し、休職や退職の際に業務が止まるリスクも生まれます。
本来、業務で使用するデータは「誰でも扱えること」が前提です。そのためには、入力はシンプルに、処理は裏側に、見せる部分は分かりやすく設計することが重要です。
さらに、入力ルールやデータの定義を明文化し、誰でも理解できる形にすることも必要です。こうした仕組みを整えることで、担当者が変わっても業務が継続できる状態を作ることができます。
“すごいExcel”を作ることが目的ではありません。“誰でも使えるExcel”を作ることこそが、組織全体の生産性向上につながります。